Registro horario digital obligatorio en 2026: la guía completa para cumplir

El registro horario digital obligatorio en 2026 es la evolución de una obligación que ya existe: desde 2019, toda empresa en España debe registrar la jornada de su plantilla. Lo que introduce la reforma prevista para 2026 no es la obligación de fichar —eso ya está vigente—, sino la forma: el registro tendrá que ser digital, fiable e inalterable, y el papel o la hoja de Excel dejarían de considerarse válidos.

En esta guía verás qué exige exactamente la nueva normativa de control horario, los requisitos técnicos que tendrá que cumplir tu sistema, a qué empresas afecta, los plazos previstos, las sanciones y un checklist para llegar preparado a una inspección. Aviso importante: a fecha de redacción, la reforma de 2026 está en tramitación y aún no se ha publicado en el BOE, por lo que algunos detalles podrían ajustarse en el texto final.

¿Qué es el registro horario y desde cuándo es obligatorio?

El registro de jornada es la anotación diaria del horario de cada persona trabajadora: hora de inicio y de fin, y las pausas que no computan como tiempo de trabajo. Es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

Desde entonces, toda empresa debe registrar la jornada de su plantilla, conservar esos registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS). Lo que no fijaba la norma de 2019 era el formato: muchas empresas lo resolvieron con hojas de firmas o con Excel. Eso es justo lo que cambia.

Qué cambia con la reforma de 2026

La reforma del registro horario que se tramita para 2026 pone el foco en la fiabilidad del dato. La idea de fondo es que un registro solo sirve si no se puede manipular después: si una jornada se puede reescribir en una hoja de cálculo, no demuestra nada. Por eso la nueva normativa exigiría un sistema digital con garantías técnicas, no un simple documento.

• El formato digital pasa a ser obligatorio: se prohíben el papel y el Excel como método de registro.
• El registro debe ser inalterable: cada marcaje se sella y no puede modificarse sin dejar rastro.
• Toda corrección queda trazada: quién la hizo, cuándo y por qué, conservando el dato original.
• La Inspección podría acceder a los registros en remoto y casi en tiempo real.
• Se mantiene la conservación durante cuatro años, accesible para empresa, plantilla y representación legal.

Los requisitos técnicos del registro horario digital

Más allá de los principios, el borrador apunta a requisitos concretos que tu sistema de control horario tendrá que cumplir. Estos son los que más conviene tener claros:

• Inmutabilidad: una vez registrado, el fichaje no se puede editar ni borrar de forma silenciosa.
• Trazabilidad y log de auditoría: cualquier cambio deja huella con autor, fecha y motivo.
• Identificación fiable de la persona trabajadora y del centro de trabajo en cada marcaje.
• Interoperabilidad con la ITSS: capacidad de poner los datos a disposición de la Inspección mediante un sistema estandarizado.
• Disponibilidad de los datos mínimos: inicio y fin de jornada, pausas, identificación y centro.
• Conservación segura durante cuatro años y exportación en un formato legible.

Acceso de la Inspección en tiempo real: la interoperabilidad con la ITSS

La novedad con más impacto práctico es que la Inspección de Trabajo podría consultar los registros sin personarse en la empresa. El borrador plantea un acceso remoto y casi en tiempo real a través de un sistema interoperable, con un plazo de respuesta acotado ante un requerimiento.

La consecuencia es clara: el típico registro "ajustado" la víspera de una inspección deja de ser viable. Si el sistema es inmutable y la Inspección puede pedir los datos en cualquier momento, la única forma de estar tranquilo es registrar bien desde el primer día. Por eso conviene que la fiabilidad no dependa de la buena voluntad de nadie, sino que venga garantizada por el propio sistema.

¿A qué empresas afecta el registro horario digital?

A todas las que tengan personas trabajadoras por cuenta ajena, sin excepción por tamaño ni sector. Esto incluye desde un autónomo con un solo empleado hasta grandes plantillas, pasando por microempresas, comercios, despachos, obras o empresas de trabajo temporal. El registro de jornada no distingue por número de personas.

Quedan fuera del registro de jornada los trabajadores autónomos sin empleados y determinadas relaciones laborales especiales con reglas propias (como la alta dirección). En caso de duda sobre un supuesto concreto, conviene consultarlo con tu asesoría laboral.

Registro horario y teletrabajo

El teletrabajo no exime del registro: una persona que trabaja desde casa debe fichar igual que si estuviera en la oficina. La diferencia es el método. En lugar de un terminal físico, el fichaje se hace desde el navegador del móvil o el ordenador, registrando inicio, pausas y fin de jornada. La clave sigue siendo la misma: que ese registro sea fiable e inalterable.

¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario?

A fecha de redacción, la reforma sigue en tramitación y no se ha publicado en el BOE. El texto pasó por el dictamen del Consejo de Estado y todavía no hay una fecha definitiva de entrada en vigor confirmada. Las estimaciones del sector apuntan a su aprobación y entrada en vigor a lo largo de 2026, normalmente con un periodo de adaptación para las empresas.

Nuestra recomendación es no esperar a la fecha exacta: como la obligación de registrar ya existe desde 2019, adelantarte a un sistema digital e inalterable te deja cumpliendo hoy y preparado para cuando la reforma sea firme.

Sanciones por no cumplir

No llevar el registro, o llevarlo de forma poco fiable, es una infracción grave con multas que hoy van de 751 € a 7.500 € por empresa. El gran cambio que plantea la reforma es que la sanción pasaría a aplicarse por cada persona trabajadora afectada, lo que multiplica la exposición para toda la plantilla. Lo desarrollamos en detalle en nuestra guía de sanciones del registro horario.

Checklist para cumplir antes de la inspección

• Sustituye el papel y las hojas de cálculo por un sistema de registro inalterable.
• Elige un método de fichaje que encaje con cómo trabaja tu equipo: navegador del móvil, tablet compartida o QR por centro.
• Configura los tipos de jornada, turnos y pausas propios de tu actividad.
• Asegúrate de poder exportar registros y correcciones en un clic, con log de auditoría.
• Comprueba que los datos se conservan cuatro años de forma segura.
• Forma a la plantilla para que fichar sea rápido y nadie se lo salte.
• Revisa con tu asesoría laboral los convenios y particularidades de tu sector.

Errores frecuentes que detecta la Inspección

• Registros que cuadran sospechosamente y nunca reflejan horas extra.
• Fichajes rellenados a final de mes en lugar de en el momento.
• Pausas no registradas que descuadran el cómputo de jornada.
• Hojas de Excel sin ninguna garantía de inalterabilidad.
• Ausencia de registro para personal a tiempo parcial o en teletrabajo.

Cómo elegir un software de control horario

No todos los sistemas valen igual. Más allá del precio, conviene fijarse en que el registro sea realmente inalterable, en que el método de fichaje encaje con tu día a día y en que la herramienta entienda las particularidades de tu sector. Un software pensado para oficinas rara vez encaja en una cocina, una obra o una red de tiendas.

• Registro inalterable con log de auditoría completo.
• Métodos de fichaje flexibles: navegador del móvil, tablet compartida y QR.
• Configuración por sector (jornada partida, turnos, guardias, geolocalización…).
• Export listo para la Inspección y conservación de cuatro años.
• Datos alojados con garantías y conforme al RGPD.

Cómo lo resuelve Zartime

Zartime es un software de control horario especializado por sector: registro inalterable con log de auditoría, conservación de cuatro años, export listo para la Inspección y métodos de fichaje pensados para cada actividad. En lugar de adaptar tu empresa a una herramienta genérica, Zartime ya entiende cómo se ficha en tu sector, desde la jornada partida de la hostelería hasta la geolocalización por obra en construcción.