Sanciones del registro horario en 2026: cuánto cuesta no cumplir

No llevar el registro de jornada, o llevarlo de forma poco fiable, es una infracción en materia de relaciones laborales. La pregunta que se hace toda empresa es directa: ¿cuánto me puede costar? Hoy la respuesta es una horquilla por empresa; con la reforma prevista para 2026, el cálculo cambiaría a por trabajador, y ahí es donde la cifra se dispara.

En este artículo desglosamos los importes vigentes, el cambio que plantea la reforma, un ejemplo de exposición real, los costes que no aparecen en el acta de la Inspección y cómo eliminar ese riesgo. Recuerda que la reforma de 2026 está en tramitación y aún no se ha publicado en el BOE.

¿Cuánto son las multas del registro horario hoy?

El incumplimiento del registro de jornada se tipifica como infracción grave en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las infracciones graves se sancionan con multas que van de 751 € a 7.500 €, en función de la gravedad, la intencionalidad y las circunstancias de la empresa.

El matiz importante es que, con el criterio actual, esa multa se aplica a nivel de empresa: una deficiencia general en el registro se traduce, por lo común, en una sola sanción dentro de esa horquilla.

El cambio que lo dispara: la sanción por trabajador

La reforma de 2026 plantea un giro en el criterio de cálculo: que la infracción se aprecie por cada persona trabajadora afectada. Es un cambio aparentemente técnico, pero con un efecto multiplicador enorme. Si el registro falla para toda la plantilla, deja de ser una multa y pasa a ser una multa por cada empleado.

Dicho de otro modo: el riesgo deja de ser fijo y pasa a escalar con el tamaño de tu plantilla. Cuantas más personas trabajen contigo, mayor es la exposición ante una misma deficiencia.

Ejemplo de exposición real

Pongamos una empresa de 20 personas con una deficiencia generalizada en el registro. Con el criterio por trabajador y una sanción grave, la exposición se calcula multiplicando el importe por cada empleado afectado.

Tomando el tope actual de 7.500 €, 20 trabajadores suponen una exposición cercana a los 150.000 €. Con los importes reforzados que se barajan en el borrador, la cifra podría ser todavía mayor. Frente a eso, el coste anual de un software de control horario por empleado y mes es una fracción mínima.

Los costes que no aparecen en la multa

La sanción de la Inspección es solo la parte visible. Un registro poco fiable suele arrastrar otros costes:

• Reclamaciones por horas extra no registradas, con sus diferencias salariales y recargos.
• Regularización de cotizaciones a la Seguridad Social y posibles actas de liquidación.
• Recargos e intereses cuando se detectan diferencias en el tiempo.
• Coste de gestión y de tiempo: preparar documentación, alegaciones y, en su caso, recursos.
• Impacto reputacional, especialmente en sectores muy inspeccionados.

Cómo evitar la sanción

Evitar la multa no va de "tener algo apuntado", sino de tener un registro que aguante una inspección. Eso significa un sistema digital, inalterable y trazable, con cada fichaje sellado y las correcciones registradas.

• Registra cada jornada en el momento, no a final de mes.
• Usa un sistema inalterable con log de auditoría.
• Controla las pausas y las horas extra para que el cómputo cuadre.
• Conserva los registros cuatro años y ten lista la exportación para la Inspección.

La comparación que importa

Cumplir no es un gasto, es la forma más barata de eliminar una exposición que puede multiplicarse por toda tu plantilla. Un software de control horario cuesta unos pocos euros por empleado y mes; una sola sanción por trabajador puede costar varios miles. La cuenta sale sola.